1 企業圖文檔管理面臨的挑戰

隨著企業辦公自動化的迅速發展和數字化設計的廣泛應用，各種技術資料和電子文件日益龐大，圖文檔管理工作面臨新的變化和考驗。設計帶來高效的同時也給企業技術管理提出了新的挑戰。在傳統的管理模式下，企業的圖紙文檔分散在各個部門的個人電腦上，造成企業圖文檔資料數據分散性和信息孤島的客觀存在，企業在進行圖文檔管理的過程中，經常會碰到以下的問題：

a.  海量的圖文檔數據存放混亂，企業文檔體系不夠完善？

b. 大量的圖紙、文件安全保密問題及因為人員流動而產生的危機？

c.  圖文檔發生更改時，容易出現版本出錯的問題，紙質圖紙和電子圖紙不一致的情況？

d.  是否遇到這樣的情況，設計過程中急需一張圖紙，結果找了一天也找不到？

e.  如何更好地加強產品組件化、模塊化設計，提高產品設計重用，減少零部件種類？

f.  業務流程不規范，審簽手工流轉，費時耗力，如何規范和提高效率？

g.  如何實現無紙化、數字化管理？

2 PLM中圖文檔管理解決方案

三品軟件是中國信息化領域自主知識產權軟件優秀代表和知名品牌，是中國先進的EDM/PDM/PLM提供商。三品圖文檔管理系統（三品EDM）是在三品軟件總結并濃縮多年制造業解決方案的基礎上形成的一套簡單易用、部署方便、快速見效的技術數據管理系統，通過成熟的解決方案解決用戶基礎也是迫切的圖文檔管理問題。

三品EDM（Enterprise Data Management & Collaborative System企業圖文檔協同管理系統）是企業先進的圖文檔管理及協同辦公平臺，強大的系統功能支持從概念創意、設計、工藝、樣機制作、生產制造、銷售、維護到報廢產品全生命周期各個階段的信息創建、協同、應用和管理，幫助企業搭建起完善的文控體系、實現知識管理，徹底終結企業圖文檔資料管理混亂的現狀，讓企業的圖文檔管理 "井井有條"；同時具備高效的協同辦公（OA）功能，基于業務模式的流程模塊，幫助企業對內部管理進行深度挖掘和提升，優化和固化各種業務流程，不斷地提升企業內控能力、管理水平和辦公效率，達到企業內部各部門協同工作、資源共享、效率卓越的先進管理模式，是企業繼ERP后重要的管理平臺。

三品EDM圖文檔管理系統可以管理的文檔包括CAD、EDA、OFFICE、PDF、圖片、影音數據、代碼、檔案等各類設計數據。

三品EDM圖文檔管理解決方案的優勢：

a. 軟件操作的每一個細節上都充分考慮工程師的日常習慣，讓軟件更加易用，更加高效，更加人性化；

b. 嚴格的變更控制機制為文檔版本控制提供保障；

c. 結合工作看板功能讓工程師工作更高，讓管理者監控更透明；

d. 軟件核心和構架與三品PDM/PLM版完全相同，支持大容量用戶和異地設計構架，支持無縫升級到三品PDM/PLM版，具備PLM的全部優點，充分保障客；

e. 內置三品軟件十余年為數百家企業成功實施產品開發管理的經驗，使產品開發管理水平快速與國內領先企業同步；

f. 三品軟件專業團隊不斷研究產品設計過程的管理成果，保證系統不斷升級，讓用戶得到新的管理經驗和研究成果；

g. 標準化支持下的快速實施和導入方法，領先管理制度和產品開發過程同步建立。

圖文檔管理是企業技術管理基礎且重要的一環，在制造企業，生產依據往往以圖紙信息為準，因此圖紙是數據源頭，有效控制圖紙文檔的完整性、一致性、正確性很關鍵。

三品EDM圖文檔管理系統為企業組織提供完整的圖紙、技術文檔管理的解決方案，幫助企業搭建統一規范的數據管理平臺, 讓企業積累的數據能真正實現“價值創造”的作用，而不只是簡單的歷史堆積。

2.1 圖紙文檔集中管理，建立企業級數據中心

利用三品EDM系統建立企業級電子化的圖文檔管理中心，通過強大的圖文檔生命周期管理功能，使得企業各級應用人員能夠在企業統一的平臺上，支持從概念創意、設計、工藝、樣機制作、生產制造、銷售、維護到報廢產品全生命周期各個階段的信息創建、協同、應用和管理。通過建立企業圖文檔數據中心，則企業要求各個部門取消各自部門的數據服務器，而將數據存儲到統一的企業圖文檔管理中心，并實現企業圖文檔數據中心7×24小時對用戶部門開放，所有應用人員能夠在權限控制的基礎上上傳、下載、申請借閱各類圖文檔資料，從而能夠：

a. 保證企業數據的集中存儲和企業知識的積累，構建企業知識庫；

b. 保障數據的實時共享和高效流轉；

c.  統一的數據源，保證圖文檔數據的一致性和規范性；

d.  減少用戶部門對各自的數據服務器的維護工作量；

e.  更好的建立科學完善的數據備份管理機制，減低數據遺失的風險性。

2.2 圖紙文檔分類管理，數據井井有條

三品EDM提供基于規則和手工靈活分類的兩種數據分類方法，幫助企業對圖文檔資料進行分類管理。企業數據中心分為文檔工作區、文檔歸檔區、文檔發布區，各種受控狀態的數據井井有條，方便管理和查詢應用。

文檔還可以按照類型進行管理，通過分類不僅支持用戶可以模板快速創建和便捷查找，而且通過分類對同一類文檔采用相同的管理策略，如文檔的成熟度控制，不同文檔分別有不同的編碼、不同的審批流程和歸檔路徑。圖文檔的具體分類在實施時會根據客戶的文檔種類進行組織，如產品圖紙、技術合同、立項報告分類等。

三品EDM文檔管理采用類WINDOWS的文件管理方式設計，熟悉的操作習慣，使用人員可以快速上手，輕松應用。可減輕企業人力資源部門對新老員工的大量的培訓指導工作。

2.3 嚴密的權限控制機制

a. 維護數據的安全是三品EDM重要的功能之一，多重安全機制確保數據的安全，也使得“正確的人做正確的操作”；

b.  系統自動對數據進行加密，脫離三品EDM系統后，用戶無法打開這些圖紙和文檔，加密具有獨享性；

c.  三品EDM系統通過客戶端與電子倉庫連接，用戶在客戶端進行登錄時，首先需要輸入自己的用戶名和密碼，用戶名或密碼不正確，用戶無法登錄到系統中；

d.  三品EDM系統在對象權限這塊就細化為角色權限（初始權限）、定義權限、經過權限和繼承權限，擁有同行業完善的權限管理功能；

e.  三品EDM系統建立起基于流程的數據保護機制，確保數據受控、更改的嚴謹性和合法性；

f.  三品EDM系統回收站功能保護企業避免有意無意的數據破壞。

2.4 編碼管理，強大的編碼器，編碼系統自動生成

a. 系統自定義任何規則的編碼器，任何有編碼的地方實現輕松編碼；

b. 編碼可以自動關聯編碼器生成或手動生成，準確唯一，編碼再無煩惱；

c. 根據編碼進行各種查詢：模糊查詢、精確查詢和導航查詢。

2.5 強大的數據檢索和定位功能

a. 三品EDM搜索引擎不單為零部件、圖紙、文檔等提供查詢功能，對于人員、角色、機構、項目、工作流任何對象同樣提供查詢功能，強大的搜索引擎功能把產品研發過程中的人和物等對象類型在任何需要的地方都能篩選出來。用戶再不用“滿世界”找資料了；

b. 查詢條件可以保存起來，方便下次再利用；

c. 對于查詢結果可以直接瀏覽屬性、以及生命周期管理等有關操作，也可以定位到對象所在的位置。

2.6 智能的版本升級管理

文檔的版本用于控制文檔的有效性及跟蹤文檔的變化歷史。根據檢入、檢出、修訂操作，系統將自動更新版本號，支持大版本和小版本，大的修改可以升級版本，小的改動可以升級版次。

2.7 嚴謹的設計變更管理

設計變更每天都在企業中發生，因設計變更管理不善而對企業造成經濟損失的案例舉不勝舉。在三品EDM系統內，歸檔后的數據應啟動變更管理流程。一旦變更流程啟動后，就可以按照預先規劃好的步驟進行。變更完成后，每個用到該文件的地方得到的都是新版本的數據，相關人員會通過流程得到變更通知單，更改單將自動與修改對象關聯，以便隨時查閱。

a. 變更評估及申請：選取變更對象后，系統自動評估與其相關的文檔、BOM、模具等數據，導入或直接建立變更申請單。準備好后啟動一個審批流程來確認變更的可行性。

b. 變更執行：一旦變更申請得到了批準，變更對象及其影響的對象就會自動在工作區創建新的版本，變更執行人受到執行通知后，就可以對新版本進行修改。

c. 變更協作：如果變更的執行涉及到其它部門，如模具部，可以通過協調流程或郵件進行確認和溝通。

d. 變更確認：新版本的數據修改完成后，要通過流程進行校審。

e. 數據同步：如果變更對象是設計類文檔，那么變更將引起零部件及BOM版本的自動更新，這些自動產生的新版數據也要通過流程進行校審。

f. 變更通知：通過郵件系統將變更通知發到各部門，并跟蹤其接收情況……

2.8 完善的發布管理

鑒于圖紙等技術資料的重要性和嚴謹性，很多制造企業發布資料時都有比較規范的管理機制，但同樣存在諸多問題，比如文控部門發布紙質資料，紙張成本居高不下；又比如需要進行大量的登記管理、分發回收工作，工作瑣碎需要投入很大的工作量，如果登記管理不清楚，當圖紙更改時，經常無法及時回收舊版圖紙，造成很大的圖紙誤產的風險。

三品軟件提倡企業應建立基于電子檔的發布管理規范，當電子檔的圖紙發布下去以后，各應用部門按照需要進行打印，無需紙質版本的部門可以不用打印，這樣便可以減少打印的份數，節省企業紙張的浪費。另外，基于電子檔的發布管理，保障數據的唯一性，更改時可以同步更新所有接收部門的數據，達到版本的統一。

同時三品EDM系統擁有完善的發布管理功能，文控人員可以方便快捷的查看發布記錄、控制發布的時效（智能回收）、管理簽收工作和控制發布資料對應的應用部門的權限。發布管理是企業圖文檔管理很重要的一環。

2.9 與CAD/EDA/ERP系統輕松集成

a. 三品EDM提供與各種主流CAD/EDA軟件進行集成的功能接口和工具，其集成的三維CAD軟件包括Pro/ENGINEER、Solidworks、UG、Solid Edge、Inventor、MDT等，二維CAD軟件包括AutoCAD、CAXA電子圖板、中望CAD、浩辰CAD及其他數據格式為DWG的各類CAD繪圖軟件；電子設計EDA軟件包括AD、Protel、Candence等。

b. 一方面系統能夠從已完成的圖紙中提取物料的屬性信息和裝配信息，自動生成產品結構樹和BOM物料清單；更深入地，三品EDM提供集成在設計軟件中的在線菜單，實現從設計軟件中對EDM存儲的數據進行查詢、獲取、編輯等操作；系統還提供細致的設計輔助功能，當工程師修改圖紙時，自動判斷有相互裝配關系或相互參數約束關系的圖紙，避免設計改動的遺留，提高設計輸出的準確率。

c. 三品EDM系統通過功能強大的圖形瀏覽器，可以瀏覽200多種文件格式的文件，包括主流的CAD數據及辦公軟件數據；

d. 在各種審批流程中，各級主管可以對圖紙進行圈紅批閱；

e. 圈閱內容與圖紙版本關聯保存。

f. 三品PLM實現了與市面上常見的ERP應用集成，包括SAP、ORACLE、用友ERP、金蝶ERP等等。

2.10 獨創的打印標識功能

為了更好的標識企業數據管理中心的圖紙等資料的受控狀態，三品軟件開創性的實現了打印資料的水印標識功能。當圖文檔需要打印時，自動添加如公司名稱、文檔狀態、版本信息、打印日期等水印信息。

2.11 強大的工作流模塊，讓協同讓輕松高效

三品EDM采用領先的基于業務驅動的設計模式，打造“企業全員業務中心”，幫助企業規范、梳理、重組、落實公司各組織內的業務流程。訂單、合同、圖紙、技術資料在企業各部門中高效地流轉，為企業帶來全方位的效益提升。企業業務即便涉及多個地區，多個分支機構，也能很好地協同相關工作人員的活動。

企業可以通過工作流程管理，將業務流程相對固定化，使得一項工作在網絡中按照設定好的流程自動進行，從技術上保證了制定好的工作流程得以順利實現。在流程中每個節點都可設置質量活動，可以按照質量管理體系的要求保留質量活動記錄。

a. 三品EDM的工作流程管理模塊目的是推進企業管理的標準化和自動化；

b. 工作流程管理能夠在員工之間、部門之間以及企業內部自動地實現工作的流動、文檔的流動以及任務的流動，同時提供強大的管理和跟蹤能力，幫助企業主管了解和監控工作的進展狀況和完成狀況，加快審批過程和更改過程。工作流程使 “企業規范管人”成為可能，也改善了人與人之間、部門與部門之間的信息流動效率；

c. 系統為用戶提供方便、直觀的流程定義工具，管理人員根據企業流程定義不同類的工作流程模，如審核、ECR/ECN、發布、分發等流程；

d. 當有新的工作到達時，系統會自動提示用戶，當工作流程結束時，系統會自動發郵件或消息通知流程執行人或具體指定的通知人員。支持流程代理執行功能，當用戶出差時流程自動轉到代理人處理。